구글 드라이브(공유 드라이브/내 드라이브)에서 팀 협업을 위한 권한 매트릭스, 버전 규칙, 변경 로그, 접근 요청·승인 워크플로우, 링크 공유 정책, 보존·폐기 기준까지 즉시 적용 가능한 템플릿으로 정리했습니다1,2.
1) 한눈에: 운영 원칙
- 소유권 팀 산출물은 공유 드라이브를 기본으로 사용(퇴사·이동 시 소유권 리스크 최소화)1
- 최소 권한 기본 Viewer·Commenter, 변경 작업자는 Contributor/Editor만 한정1,2
- 링크 정책 Restricted → 조직 내 → 링크 보유자 순, 외부 공유는 만료·다운로드 제한 병행1
- 버전 규칙 파일명 태그(vMAJOR.MINOR.PATCH 또는 yyyymmdd), CHANGELOG 테이블 필수1
- 감사 추적 중요 폴더는 활동 로그·버전 기록·누가 보기 주기 점검(월 1회) 1,2
2) 권한 매트릭스(템플릿)
| 역할 | 공유 드라이브 권한 | 주요 권한 | 부여 대상 | 만료 |
|---|---|---|---|---|
| 소유/운영 | Manager | 멤버·설정·삭제, 외부공유 정책 설정 | 팀 리드/정보보안 담당 | 상시 |
| 콘텐츠 책임 | Content manager | 이동·삭제·폴더 구조 관리, 버전 고정 | PM/문서 관리자 | 상시 |
| 기여자 | Contributor | 파일 생성·편집, 삭제 제한 | 작성자/에디터 | 프로젝트 종료까지 |
| 검토자 | Commenter | 댓글·제안 모드, 편집 불가 | 검토/감사 | 스프린트 단위 |
| 열람 | Viewer | 보기·다운로드(필요 시 제한) | 참고 열람자 | 2주 만료 |
내 드라이브에서 공유 시에는 Viewer·Commenter·Editor(편집자) 역할을 대응시켜 운용합니다1.
3) 링크 공유 정책(복붙용)
| 정책 | 설정 | 적용 사례 | 보완 통제 |
|---|---|---|---|
| 기본 | Restricted | 모든 신규 폴더·파일 기본값 | 접근 요청 워크플로우 필수 |
| 조직 내 | Anyone in org with link | 내부 공지·매뉴얼 | 다운로드·복사 제한(민감 문서) |
| 외부 | Anyone with the link | 외부 파트너 배포 자료 | 링크 만료·뷰어 정보 표시·워터마크1 |
주의: 민감 정보는 절대 ‘링크 보유자 전체’ 사용 금지. 외부 공유 시 만료일·다운로드 제한·뷰어 정보 표시를 함께 적용하세요1,2.
4) 버전 규칙 & 변경 로그(템플릿)
- 파일명 규칙:
문서명_vMAJOR.MINOR.PATCH(예:PRD_v1.3.2) 또는문서명_yyyymmdd(예:PRD_20251017) - 최종본 라벨:
[FINAL]+ 보존기간(예:[FINAL: 2Y]) - 버전 고정: Google 문서/시트/슬라이드의 ‘버전 기록 이름 지정’ 사용, 중요 버전은 영구 보존 표시1
| 날짜 | 버전 | 변경 요약 | 작성자 | 검토/승인 |
|---|---|---|---|---|
| 2025-10-17 | v1.3.2 | 요구사항 섹션 업데이트 | 홍길동 | 김리드(전자서명) |
Google 문서의 버전 기록(Ctrl/Cmd+Alt+Shift+H)은 감사 추적의 핵심입니다1.
5) 접근 요청·승인 워크플로우(복붙용)
- 요청: 요청자는 파일/폴더에서 요청 액세스 클릭 → 용도·기간 기입
- 검토: 폴더 오너/매니저가 최소 권한 원칙으로 역할 부여(만료일 설정)
- 기록: ‘접근 권한 로그’ 시트에 사번/역할/만료일 기록
- 리뷰: 월 1회 만료 예정자 일괄 회수, 외부 공유는 별도 대장 점검2
| 이메일 | 역할 | 리소스 경로 | 사유 | 부여일 | 만료일 | 승인자 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| user@company.com | Commenter | /Shared drives/ProjectA/Spec | QA 검토 | 2025-10-17 | 2025-10-31 | manager@company.com |
6) 폴더 구조·네이밍(템플릿)
/Shared drives/PROJECT_A
/00_ADMIN (권한: Manager/Content manager)
/10_WORK (작업중, Contributor 중심)
/20_REVIEW (검토/Commenter 중심)
/30_FINAL (최종본/보존, Viewer 기본)
/99_ARCHIVE (폐기 예정/읽기전용)
- FINAL 폴더는 수정 금지. 업데이트 필요 시 WORK로 분기 후 새 버전 생성
- 민감 문서는 폴더 단위가 아닌 파일 단위로도 다운로드·복사 제한 적용1
7) 보존·폐기 기준(샘플)
| 문서 유형 | 보존 기간 | 위치 | 폐기 절차 |
|---|---|---|---|
| 계약/정책 | 5년 | /30_FINAL | 매니저 승인 후 영구 삭제 로그 보관 |
| 프로젝트 산출물 | 2년 | /30_FINAL | /99_ARCHIVE 이동 → 분기 삭제 |
| 임시/업무 자료 | 6개월 | /10_WORK | 자동 정리 공지 후 일괄 삭제 |
팁: Google Workspace 관리 콘솔 보존 정책(Vault/관리자 정책)을 병행하면 훨씬 안전합니다2.
8) 보안 체크리스트
- 외부 공유 시 만료일, 뷰어 정보 표시, 다운로드/복사/프린트 제한 사용1
- 중요 폴더는 활동 패널에서 주간 변경 이벤트 점검
- 퇴사·조직 이동 시 공유 드라이브 사용으로 소유권 리스크 축소1
9) 관련 실전 글
10) FAQ
- Q1. 외부 파트너가 파일을 업로드해야 할 때는?
- 파트너 전용 폴더를 만들고 Contributor 또는 내 드라이브 기준 Editor를 만료일과 함께 부여하세요. 링크는 ‘조직 외부’ 허용 시에도 파일 단위 제한을 적용합니다1.
- Q2. 실수로 삭제된 파일은 어떻게 복구하나요?
- 공유 드라이브는 관리자/매니저가 휴지통에서 복원 가능합니다. 버전 기록이 남아 있으면 이전 버전으로 되돌리세요1.
- Q3. 문서 내 개인정보가 포함된 경우?
- 파일 단위로 외부 공유 금지, 다운로드/복사 제한, 필요 시 별도 레드랙션 사본을 생성해 배포하세요. 고위험 문서는 Vault/관리 콘솔 정책을 병행합니다2.